1．登入與個人資料
使用 Google 帳號登入，首次登入後填寫使用目的並送出邀請申請。管理者核可前只能查詢申請狀態；核可後即可進入工作室。Google 密碼與登入驗證由 Google 處理，Foliowl 不會取得 Google 密碼。進入工作室後，先填個人資料；中文與英文姓名可分別填寫，不使用的姓名欄位可留白。
2．新增與分類
在經驗資料庫新增經驗，選擇正確分類，再填寫該類別的欄位。工作與研究可填指導教授，各類別都能增加自訂欄位。每個自訂欄位用清楚的名稱，例如「研究方法」或「授課對象」，避免把不同資訊全部塞進標題。
3．維護雙語內容
表單上方可切換中文、英文與中英對照。對照模式會把同一欄位的兩種語言並排，較適合檢查翻譯。起訖日期共用，持續中的經驗勾選「至今」。尚未填寫的英文可能沿用原文，生成英文履歷前務必逐項核對。
4．選擇編輯或更新
修正錯字或補充同一版本，使用「編輯」，這會修改該版本原本內容。要保留舊紀錄並建立新版本，使用「更新」。這兩種操作都不會回頭改動已生成的履歷快照。
5．挑選與排序
建立履歷時勾選要使用的經驗。用分類的上下箭頭安排章節，例如先放學歷，再放研究與發表。各分類內可以依日期排序，或以箭頭手動調整。確認是否勾到同一經驗需要的版本。
6．排版、生成與 PDF
選擇文件語言、字體與文字層級，視需要開啟文件末尾日期。生成後保存為履歷快照，再使用瀏覽器列印，將目的地設為「另存為 PDF」。核對 A4、縮放比例、頁邊距與頁首頁尾設定；不同瀏覽器可能產生不同分頁。
7．保存與備份
定期下載 JSON 備份，並將重要的 PDF 另存到自己的裝置。JSON 是資料備份格式，不是可直接列印的履歷；目前沒有自助匯入介面，請不要因已下載備份就刪除唯一的線上資料。